«Конференцию? Да что там организовывать-то…»


Не раз мы в «Планете Событий» слышали это. Многие полагают, что процесс организации делового мероприятия ограничивается поиском подходящей площадки, затем – сообщением «всему миру» о грядущем событии, и вуаля: толпа повалила к вам, все в восхищении и на всякий случили оплатили мероприятие дважды. Вероятнее всего, все именно так и есть. Где-то в идеальной Вселенной.

А на деле?

Этапы организации конференции

Организация профессионального мероприятия – это серьезная задача со множеством составляющих. С чего начать? Прежде всего, определитесь с тематикой: чему будет посвящено ваше мероприятие? К какой нише, индустрии, отрасли относится? Это практическая конференция с преобладанием кейсов (реальных практических примеров), или теоретическая, где спикеры будут рассказывать основы основ? На какую аудиторию вы рассчитываете (мужскую, женскую, смешанную, возраст, интересы, уровень дохода и т.д.)? какую цель преследуете, то есть – для чего нужна конференция? Альтруистично поделиться знаниями, привлечь новых клиентов компании, решить задачи репутации? Будет ли эта конференция-презентация новых продуктов и услуг компании, или многопотоковый спикерский бенефис на разные смежные (и не очень) темы?

Итак, выяснили. Вопрос номер два: сколько гостей реально привлечет тематика профессионального мероприятия, которое вы организовываете? Это узкоспециализированная тема и вы планируете собрать 50-100 человек, тема с охватом пошире – на 250-350 гостей, или всеобъемлющая, проецирующая знания, необходимые профессионалам большого круга специальностей, и вы рассчитываете увидеть в зале 1000 и более человек? Не нужно завышенных ожиданий, от этой цифры зависит общий бюджет вашего мероприятия.

Бюджетирование

Определились? Начинаем составлять смету конференции. Закладываем аренду зала на количество гостей, которые должны к вам прийти. Вносим графу «кейтеринг» или «Обед», если вы решили не просто напоить гостей вкусным кофе, но и накормить обедом (часто при гостиницах с хорошими конференц-залами есть отличные рестораны, где гости мероприятия с удовольствием за ваш счет пообедают). Хочу заметить, что сейчас проводить относительно крупные деловые мероприятия, пренебрегая как минимум кофе-брейком – это уже моветон. Что интересного расскажут на конференции, если ее организатор не смог оплатить даже кофе для участников?

Далее – расходы на типографию и сувенирку. Эту графу стоит заполнять тогда, когда посчитан примерный профит, на который вы рассчитываете (вы же все-таки предприниматель, а не альтруист, верно?).

Еще – люди, которые будут работать на конференции: регистрировать гостей и выдавать им беджи и пакеты участника, гардеробщики, охрана, которая пустит на ваше мероприятие только ваших гостей. Если вы арендуете зал в гостинице, как правило, весь персонал «включен» в аренду, но если это отдельный зал – стоит поинтересоваться о наличии таких людей или найти их самостоятельно (через агентства).

Подумайте: нужна ли вам видеозапись конференции? Будете ли вы вести ее онлайн-трансляцию? Помните о том, что билеты на присутствие онлайн обычно стоят процентов на 40-50 дешевле реального участия, и пользуются высоким спросом (если ваше мероприятие интересное, конечно). Так что вложение в компанию, которая для вас такую трансляцию организует, окупится с лихвой.

Нужен ли фотограф? Будет ли afterparty? Планируете ли вы вручать награды участникам, устраивать интерактив, конкурсы с призами? Планируете ли как-то собирать лиды (анкетирование, авторизация через мобильное приложение конференции и т.д.)?

Прибыль

Когда у вас получился примерный план, какие статьи расходы вас ожидают, подумайте о том, во сколько оценить контент (этой части в данной статье я специально не касаюсь, мы говорим о процессе организации, подбор контента – это основа основ, и если вам не о чем рассказать/некого позвать, лучше конференцию вообще не устраивать) и уровень организации конференции ваши гости. Готовы ли они будут оплатить 5000 за участие в таком мероприятии? 10 000? 30 000? Думаете, что ваш контент стоит дороже?

Еще раз все взвесьте, остановитесь на реальной цифре, которая станет ценой участия в вашей конференции, и умножьте эту цифру на предполагаемое количество гостей. Посмотрели на эту цифру? Нравится? Покрывает расходы сметы? Делите цифру на 2. А теперь покрывает? Если да – отлично. Нет – подумайте еще раз: и над пунктами бюджетирования, и над стоимостью участия. И не забудьте 10-15 % от сметы расходов заложить на…

Продвижение

Все здорово, наша планируемая прибыль должна покрыть расходы и дать нам заработать, и мы готовимся сообщить-таки о грядущем событии миру (городу? Стране? – вы подумали об этом на этапе позиционирования и «рисовании» портрета ЦА вашего мероприятия). Расходы на продвижение могут быть самыми разными. Если бюджеты позволяют – можно идти с рекламой и на Первый канал.

А если все-таки чуть разумнее – то в помощь вам поиск инфопартнеров, которые разместят информацию о вашем событии на своих порталах взамен на логотип, который будет красоваться у вас на сайте и на пресс-воле мероприятия, группы ВКонтакте и Фейсбуке (Линкд-ине, Инстаграме – выбирайте по ЦА) и таргетированная реклама в соцсетях, контекстная реклама (Яндекс.Директ и Google AdWords), которые «поймают» вашего клиента где угодно и покажут призыв «прийти на лучшую конференцию в области….», медийная реклама на профильных площадках (где «сидит» ваша целевая аудитория), печатная реклама (да, ее эффективность снижается, но для некоторых сегментов этот канал совсем даже нее умирающий, а действующий)… Это – самые популярные каналы, где искать именно ту аудиторию, которую заинтересует ваша конференция, вам подскажет маркетолог. Ну, или «Планета Событий» :)

Удачной организации!

Помните: любое мероприятие по плечу с «Планетой Событий». Mailto: planeteventsagency@gmail.com


Недавние посты
Поиск по тегам
Тегов пока нет.
Мы в соцсетях
  • Grey Vkontakte Icon
  • Grey Facebook Icon
  • Grey Instagram Icon